メール作成のプロンプトを簡潔にするポイントは以下の通りです：
- 明確な目的: メールの目的や期待する内容を明確に伝える。
- 具体的な指示: ChatGPTに対して具体的な情報や指示を提供する。
- 表現を指示: 敬意を示し、丁寧な言葉遣いを使うために「プロのビジネスパーソンが使う文体で」という条件を入れる
- 適切な長さ: 適度な長さでプロンプトを作成し、情報の欠落や重複を避ける。「400文字程度で」
「#目的」など「＃」がついた文章は「コメントアウト」と呼ばれ、ChatGPTのアウトプットには影響がない形でテキストを加えることができます。 コメントアウトを利用することで、プロンプトに説明を付与することができ、見やすい・意味が分かりやすいプロンプトにすることができます。
これらのポイントを押さえることで、ChatGPTがより適切な回答を生成するのに役立ちます。
具体的に以下で見ていきましょう！
ChatGPTメール作成をするときの具体的なプロンプト
件名: 〇〇ポジションに関する応募
＃目的： 採用担当者様へ、〇〇ポジションへの応募メールを作成してください。
＃情報：
- 私の経歴やスキルに関する詳細
- なぜこのポジションに興味を持っているのか、具体的な説明
- 可能であれば、面接の日程について提案
＃条件：
- 丁寧な表現を使用すること
- 応募理由を具体的に説明すること
- 面接日程について柔軟な提案を行うこと
- プロのビジネスパーソンが使うような文体を使うこと
このプロンプトを打ち込んだ際のchatGPTの回答（実際のメールの文面）
件名: 〇〇ポジションへの応募について
採用担当者 様
私は〇〇と申します。このたびは、〇〇ポジションへの応募をさせていただきます。貴社が提供するこの素晴らしい機会に関心を寄せ、応募の意を表明させていただきます。
【私の経歴やスキルに関する詳細】 私は〇〇大学で〇〇学を専攻し、〇〇年に卒業しました。その後、〇〇企業で〇〇のポジションで〇〇年間勤務し、〇〇のスキルを磨いてまいりました。また、〇〇企業においても〇〇の経験を積み、〇〇を身につけました。これらの経験を通じて、〇〇の分野において自信を持って取り組むことができると考えております。
【なぜこのポジションに興味を持っているのか、具体的な説明】 私は貴社が提供する〇〇ポジションに大きな興味を持っています。特に、貴社が追求する〇〇や〇〇に共感し、貴社での活躍が私のキャリアにとって非常に魅力的であると感じております。また、〇〇というポジションにおいて、私の〇〇のスキルや〇〇の経験を活かし、貴社の〇〇に貢献できると確信しております。
【可能であれば、面接の日程について提案】 面接の日程については、貴社のご都合に合わせて柔軟に調整させていただきます。私は平日の午後から夕方までの時間帯が比較的空いておりますので、その中から適切な日時を選択させていただければと思います。また、オンライン面接にも対応可能でございます。
最後に、この応募メールをご一読いただき、誠にありがとうございます。貴社でのご検討を心よりお待ちしております。
敬具
〇〇
プロンプトに自分の実際の経歴や具体例をいれるとより詳細にメールの文面を作ってくれますよ！
ChatGPTメール作成をするときの具体的なプロンプト②
以下の情報を踏まえ、お客様に送信するメールの文章を作成してください。
#目的 業務委託契約締結の準備が完了したことを伝えて、お客様に手続きを依頼すること
#情報 ・先週の水曜日にお客様とお打ち合わせを行った
・今後、具体的なお仕事を発注いただくために、業務委託契約の締結が必要
・こちら側で契約書の雛形を用意したので、内容確認をお願いしたい
・電子契約でも書面契約でもどちらも対応可能である
#条件
・メールの文章は400文字程度にしてください
・プロのビジネスパーソンが使うような文体にしてください
・件名は【確認のご依頼】に続く形で設定してください。
このプロンプトを打ち込んだ際のchatGPTの回答（実際のメールの文面）
件名: 【確認のご依頼】業務委託契約の準備完了のお知らせと内容確認のお願い
〇〇様、
先日の水曜日には、有意義なお打ち合わせをありがとうございました。この度、具体的なお仕事の進行に向けて、業務委託契約の締結準備が整いましたことをお知らせいたします。
今後、円滑な業務の推進のために、契約の内容を確認いただきたく存じます。弊社側で契約書の雛形を作成いたしましたので、ご審査いただければ幸いです。なお、電子契約または書面契約、どちらの形式でも対応可能でございますので、お客様のご希望に応じて手続きを進めさせていただきます。
内容確認に関しましてご質問やご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。誠心誠意、ご要望にお応えできるよう努めます。
お忙しい中、契約書の内容確認をお願い申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
〇〇
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